für die Website melayo.com und die MELAYO-Plattform | Stand: Oktober 2026
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die MELAYO GmbH, Kapellenstr. 22, 82008 Unterhaching, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführerin Melis Oezcakir, Amtsgericht München, HRB 248777, E-Mail: office@melayo.com.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns hohe Priorität. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten, zu Auskunft, Berichtigung, Einschränkung oder Löschung wenden Sie sich bitte an office@melayo.com oder an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz“.
2. Rollenverteilung
2.1Für Daten, die wir zu eigenen Zwecken verarbeiten, etwa beim Besuch der Website, bei Anfragen, zur Vertragsabwicklung und für Nutzerkonten, sind wir Verantwortlicher.
2.2Daten, die unsere Kunden in der Plattform verarbeiten, etwa Daten ihrer Beschäftigten, Bewerber, Lieferanten und Geschäftspartner, verarbeiten wir im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist dann der Kunde, z. B. Ihr Arbeitgeber. Bitte richten Sie Anfragen zu diesen Daten vorrangig an ihn; an uns gerichtete Anfragen leiten wir weiter und unterstützen den Kunden bei der Beantwortung.
3. Besuch der Website und Server-Logfiles
Bei jedem Aufruf der Website und der Plattform werden Daten verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt und die zur Anzeige erforderlich sind: IP-Adresse (ggf. gekürzt), Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seiten und Dateien, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Ein Personenbezug ist für uns im Regelfall weder möglich noch beabsichtigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Auslieferung der Inhalte sowie in der Stabilität, Funktionsfähigkeit und Sicherheit von Website und Plattform. Die Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.
4. Cookies und vergleichbare Technologien
4.1Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sitzungs-Cookies werden mit dem Schließen des Browsers gelöscht; persistente Cookies bleiben für eine bestimmte Dauer gespeichert, die je nach Cookie von wenigen Minuten bis zu mehreren Jahren reichen kann.
4.2Technisch notwendige Cookies setzen wir ein, um die Website und die Plattform bereitzustellen, insbesondere für die Anmeldung, die Sicherheit der Sitzung, das Speichern von Eingaben in Eingabemasken, Spracheinstellungen und Ihre Einwilligungsentscheidung. Der Zugriff ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig; die weitere Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien Bereitstellung).
4.3Alle anderen Cookies und Technologien, etwa zur Analyse der Nutzung oder zur Messung des Erfolgs von Werbeanzeigen, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die eingesetzten Dienste, ihre Anbieter, Zwecke und die Speicherdauer werden Ihnen im Einwilligungsbanner angezeigt, in dem Sie einzelnen Zwecken gesondert zustimmen oder alle ablehnen können. Ablehnen ist dabei ebenso einfach wie Zustimmen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich der Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Ihre Entscheidung speichern wir zum Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) für höchstens zwölf Monate; danach fragen wir erneut. Innerhalb der Plattform werden keine Werbe-Cookies eingesetzt.
4.4Sie können Cookies zudem über Ihren Browser verwalten und löschen, über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen beim Schließen des Browsers aktivieren. Werden notwendige Cookies deaktiviert, können einzelne Funktionen, etwa die Anmeldung oder das Speichern von Eingaben, eingeschränkt sein.
5. Conversion-Tracking (nur mit Einwilligung)
5.1Google Ads: Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Gelangen Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website, wird ein Cookie gesetzt, mit dem Google und wir erkennen, dass die Anzeige angeklickt und eine bestimmte Zielseite erreicht wurde. Wir erhalten nur statistische Gesamtzahlen, keine Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.
5.2Microsoft Advertising: Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir das Conversion-Tracking von Microsoft Advertising der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, nach demselben Prinzip. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com.
5.3Rechtsgrundlage ist jeweils Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Speicherdauer der Cookies wird im Einwilligungsbanner angegeben. Eine Übermittlung an die Muttergesellschaften in den USA ist möglich (Ziffer 13). Ohne Ihre Einwilligung findet kein Tracking statt.
6. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihres Anliegens. Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
7. Online-Besprechungen und E-Mail-Kommunikation
Für Besprechungen mit Kunden und Interessenten nutzen wir Videokonferenzdienste. Dabei werden Name, Kontaktdaten, Bild- und Tondaten, Chat-Inhalte und Verbindungsdaten verarbeitet; Aufzeichnungen erfolgen nur nach vorheriger Ankündigung und mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). E-Mails werden in der Regel transportverschlüsselt übertragen; für besonders schutzbedürftige Unterlagen empfehlen wir die Übermittlung über die Plattform.
8. Bewerbungen
Bewerben Sie sich bei uns, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen und Kontaktdaten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung für künftige Stellen eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Frist dient der Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
9. Kunden- und Vertragsdaten
Zur Anbahnung, zum Abschluss, zur Durchführung und Rückabwicklung von Verträgen verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten unserer Kunden und deren Ansprechpartner, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie Bankverbindung und SEPA-Mandat. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten). Zur Abwicklung von Zahlungen geben wir die erforderlichen Zahlungsdaten an die beteiligten Kreditinstitute weiter. Die Daten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Ziffer 14).
10. Nutzerkonten
10.1Der Zugang zur Plattform erfolgt auf Einladung. Für Ihr Nutzerkonto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, ggf. Mobilfunknummer, Zugehörigkeit zum Kunden, Rollen und Berechtigungen sowie Anmeldedaten (Passwörter nur verschlüsselt). Zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge, auch Zugriffe von MELAYO-Mitarbeitern.
10.2Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber unserem Kunden bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber eingeladenen Nutzern; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb und den Nachweispflichten unserer Kunden.
10.3Sie können Ihre Kontodaten in der Plattform jederzeit exportieren und die Löschung Ihres Kontos beantragen. Nach einem Löschantrag wird das Konto nach 30 Tagen anonymisiert und deaktiviert; bis dahin kann ein versehentlicher Antrag rückgängig gemacht werden. Protokolleinträge bleiben in anonymisierter Form erhalten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
11. Nutzung der Plattform und künstliche Intelligenz
11.1Im Auftrag unserer Kunden verarbeiten wir in der Plattform insbesondere Beleg-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Daten von Geschäftspartnern, Beschäftigtendaten einschließlich steuer- und sozialversicherungsrelevanter Angaben, Vertragsdaten sowie E-Mails und Dokumente. Die Daten jedes Kunden sind technisch strikt von denen anderer Kunden getrennt. Rechtsgrundlage und Speicherdauer bestimmt der Kunde als Verantwortlicher.
11.2Die Plattform nutzt KI-Systeme, etwa zum Auslesen und Zuordnen von Dokumenten, zur Kategorisierung von E-Mails und für Antwortentwürfe sowie für einen Assistenten, der Fragen anhand der Daten der eigenen Organisation beantwortet. Dabei werden die jeweils erforderlichen Inhalte an KI-Anbieter übermittelt, die als Auftragsverarbeiter über Endpunkte in der EU tätig sind und die Daten weder dauerhaft speichern noch zum Training eigener Modelle verwenden. Sensible Angaben werden für Nutzer ohne entsprechende Berechtigung unkenntlich gemacht.
11.3Wenn Sie mit einem KI-System interagieren oder Inhalte von einer KI erzeugt wurden, ist dies in der Plattform erkennbar (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689). KI-Ergebnisse sind Vorschläge, die von einem Menschen geprüft werden; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, einschließlich Profiling, findet nicht statt.
12. Empfänger
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und vermarkten sie nicht. Wir geben sie nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Sie eingewilligt haben oder unser Kunde uns anweist. Empfänger sind insbesondere:
a)IT-Dienstleister für Hosting, Datenbanken, Datenspeicherung, E-Mail-Versand, Softwareentwicklung, Wartung und Support;
b)Anbieter von KI-Diensten;
c)Anbieter elektronischer Signaturen und von Cloud-Speichern;
d)Anbieter von Buchhaltungs- und Rechnungssoftware sowie auf Veranlassung des Kunden dessen Steuerberater;
e)Kreditinstitute, unsere Steuerberater sowie Behörden, soweit gesetzlich erforderlich.
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
13. Übermittlung in Drittländer
Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO), oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Da die Wirksamkeit des Data Privacy Framework derzeit gerichtlich überprüft wird, vereinbaren wir mit unseren Dienstleistern zusätzlich Standardvertragsklauseln und prüfen das Schutzniveau im Einzelfall, soweit dies möglich ist. Bevorzugt setzen wir Anbieter mit Datenverarbeitung in der EU ein. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter office@melayo.com.
14. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist, zu dem sie uns überlassen wurden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt, insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO: zehn Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Die Speicherung zu Abrechnungs- und Buchhaltungszwecken wird von einem Widerruf oder einer Kündigung nicht berührt. Im Auftrag verarbeitete Daten löschen wir nach Vertragsende gemäß den Vereinbarungen mit dem Kunden. Die Speicherdauer einzelner Verarbeitungen ist zudem in den jeweiligen Abschnitten angegeben.
15. Datensicherheit
Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere durch TLS-verschlüsselte Übertragung, Trennung der Kundendaten, Berechtigungskonzepte, Protokollierung und regelmäßige Datensicherungen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.
16. Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung von Daten beim Besuch der Website und bei Anfragen ist freiwillig. Für Vertragsschluss, Vertragsdurchführung und die Einrichtung eines Nutzerkontos sind die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten erforderlich; ohne sie ist dies nicht möglich.
17. Ihre Rechte
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie folgende Rechte:
a)Auskunft über die verarbeiteten Daten, Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Herkunft und Garantien bei Drittlandübermittlungen sowie eine Kopie Ihrer Daten (Art. 15 DSGVO);
b)Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
c)Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Pflichten oder andere Ausnahmen nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO, etwa die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, entgegenstehen;
d)Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), etwa solange die Richtigkeit Ihrer Daten geprüft wird;
e)Unterrichtung der Empfänger über eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung und Auskunft über diese Empfänger (Art. 19 DSGVO);
f)Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO);
g)Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt;
h)keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO);
i)Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes. Für MELAYO zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon +49 981 180093-0, www.lda.bayern.de.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an office@melayo.com.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website abrufbare Fassung. Auf Änderungen weisen wir in dieser Datenschutzerklärung und auf unserer Website hin; Nutzer der Plattform informieren wir über wesentliche Änderungen zusätzlich in der Plattform oder per E-Mail.